Geschäftsreisen ins Ausland – Mitnahmepflicht der A1-Bescheinigung

Grenzüberschreitende Dienstreisen innerhalb der EU, der EWR oder in die Schweiz gehören zum alltäglichen Geschäft vieler Unternehmen. Dabei ist das Erfordernis der Mitnahmepflicht der A1-Bescheinigung aufgrund verstärkter Kontrollen im Ausland unerlässlich geworden.

Über die A1-Bescheinigung wird nachgewiesen, in welchem Land die Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden müssen. Durch die Mitnahme der Bescheinigung durch den Mitarbeiter wird sowohl einer Doppelzahlung an Sozialversicherungsbeiträgen im In- und Ausland als auch einer Zahlung von Bußgeldern vorgebeugt, da die ausländischen Behörden an die ausgestellte Bescheinigung gebunden sind.

Die Antragstellung der A1-Bescheinigung ist abhängig von der Krankenversicherungsform des Mitarbeiters:

• Bei gesetzlich krankenversicherten Mitarbeitern wird die Bescheinigung bei der jeweiligen gesetzlichen Krankenversicherung beantragt.

• Bei nicht gesetzlich krankenversicherten Mitarbeitern hingegen wird der Antrag bei dem Träger der gesetzlichen Rentenversicherung (DRV Bund, DRV Knappschaft Bahn-See oder dem zuständigen Regionalträger der DRV) gestellt.

• Bei Mitgliedschaft in einer berufsständischen Versorgungseinrichtung erfolgt der Antrag bei der Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen e.V. (ABV), Postfach 080254, 10002 Berlin.

Vor Beginn einer jeden Dienstreise muss die Personalabteilung für jeden Mitarbeiter eine A1-Bescheinigung beantragen. Seit dem 01.07.2019 ist die Beantragung nur noch auf elektronische Weise möglich. Für jeden EWR- und EU-Mitgliedsstaat sowie für die Schweiz wird jeder Einsatz separat geprüft und bescheinigt. Nach Ausstellung der Bescheinigung wird diese an den Arbeitgeber innerhalb weniger Arbeitstage übermittelt. Der jeweilige Mitarbeiter muss die Bescheinigung in ausgedruckter Form während des Auslandseinsatz mit sich führen.

Für die Beantragung einer A1-Bescheinigung existiert keine Mindestdauer, d.h. selbst für kurzfristige Dienstreisen wie Messebesuche, bei Akquise-Termine und theoretisch auch geschäftliche Mittagessen im Ausland ist eine A1-Bescheinigung notwendig. Reist ein Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum immer wieder in dasselbe Land,

kann bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) ein entsprechender Antrag auf eine Art „Dauerbescheinigung“ gestellt werden. Voraussetzung hierfür ist ein regelmäßiger Aufenthalt im jeweiligen Ausland.

Bei sehr kurzfristigen Auslandseinsätzen, bei denen keine A1-Bescheinigung mitgegeben werden kann, sollte ein alternativer Nachweis für die Abführung der Sozialversicherungsbeiträge in Deutschland mitgeführt werden.

Folgende Nachweise kommen hierfür in Frage:

• eine Kopie des gestellten Antrags auf Ausstellung der A1-Bescheinigung,
• Lohn- und Gehaltsabrechnung, aus der der Abzug der Sozialversicherungsbeiträge ersichtlich ist,
• frühere A1-Bescheinigung.

Vor allem in Frankreich ist das Mitführen der A1-Bescheinigung unbedingt erforderlich. Die Kontrollen wurden in diesem Jahr drastisch verschärft und bei einer fehlenden A1-Bescheinigung kann ein Bußgeld von bis zu 3.000 EUR fällig werden.

Im Verhältnis zu Frankreich wird die Mitarbeiterentsendung zusätzlich noch durch sehr umfangreiche und bürokratische Hürden erschwert.

Firmen müssen Mitarbeiter, die für Arbeitseinsätze nach Frankreich entsandt werden, vor Beginn der Arbeiten in der örtlichen „Inspection du travail“ (Arbeitsinspektion) im französischen Internetportal „SIPSI“ gemeldet werden. Dabei sind unter anderem der Name und die Adresse des Unternehmens, der Beginn, der Ort und die voraussichtliche  Dauer der Tätigkeit sowie die Personalien der entsendeten Mitarbeiter mitzuteilen. Nur minimale Erleichterungen bietet die neuste Aktualisierung der Plattform, die nun auch in deutscher Sprache verfügbar ist. Außerdem muss ein Vertreter in Frankreich bestimmt werden, der bei einer Kontrolle durch die französische Arbeitsinspektion kontaktiert werden kann. Erforderliche Dokumente werden in elektronischer Form (z.B. pdf-Datei auf Smartphone) nicht akzeptiert und dürfen auch nicht nachgereicht werden.

Hinweis: Die Baden-Württembergische Wirtschafsministerin hat in Bezug auf Frankreich über die zuständige EU-Kommissarin folgende Erleichterungen angeregt:

• Benennung einer Kontaktperson auch im Inland,
• Akzeptanz nachgereichter Dokumente,
• Akzeptanz deutschsprachiger Dokumente sowie
• Ausnahmen für Entsendungen an Tochterunternehmen.