Kassensysteme

Anlässlich der am 30.09.2020 auslaufenden vom Bundesministerium für Finanzen formulierten Nichtbeanstandungsfrist bezüglich der Ausstattung elektronischer Kassen mit einer zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung haben wir im folgenden die wesentlichen Regelungen zusammengefasst.

Bereits seit 2018 müssen Unternehmer jeden Verkaufsvorgang detailliert in einem elektronischen System aufzeichnen. Außerdem muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen, die auch Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem enthält. Dazu zählen etwa Fabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten oder Programmieranleitungen. Zugleich wurde die „Kassennachschau“ eingeführt, die es Prüfern der Finanzverwaltung erlaubt, unangekündigt die Kassenbuchführung sowie die Kasse selbst zu überprüfen.

Seit Anfang 2020 müssen alle Kassen zudem grundsätzlich mit einer sogenannten zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden. Gleichzeitig gilt seit dem 1. Januar 2020 die sogenannte Belegausgabepflicht für elektronische Kassen – ebenso bekannt wie umstritten als „Kassenbon-Pflicht“.

Die wesentlichen zu beachtenden Regeln für Unternehmer mit Barkassen lauten:

1. Ausrüstung mit zertifizierter elektronischer Sicherheitseinrichtung (tSE) – Grundsätze, Ausnahmen und Nichtbeanstandungsfrist
   1. Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden. Wegen derer mangelnden Verfügbarkeit wurde bis 30.9.2020 eine Nichtbeanstandungsfrist eingeführt. Ab dem 1. Oktober sollten aus Sicht der Bundesfinanzverwaltung die tSE also installiert sein.
   2. Aufgrund weiterer Probleme bezüglich der Verfügbarkeit hat die Oberfinanzdirektion Karlsruhe am 10. Juli 2020 verfügt (https://ofd-karlsruhe.fv-bwl.de/pb/site/pbs-bw-new/get/documents/mfw/OFD/Dokumente/Steuer-Informationen/Anlage1_Erlass_2020-07-09%20%20S031.9_4%20BW-Erlass.pdf ), dass die Umrüstung zwar umgehend zu erfolgen habe, aufgrund der mangelnden Verfügbarkeit des tSE aber unter folgenden Voraussetzungen eine Nichtumsetzung bis längstens 31. März 2021 unbeanstandet bleibt:
      • Der Unternehmer hat die erforderliche Anzahl an TSE bei einem Kassenfachhändler oder einem anderen Dienstleister nachweislich bis zum 30. September 2020 verbindlich bestellt oder in Auftrag gegeben oder
      • es ist der Einbau einer cloudbasierten TSE vorgesehen, eine solche ist jedoch nachweislich noch nicht verfügbar.
      • Die vorgenannten Voraussetzungen sind durch eine entsprechende Dokumentation festzuhalten, der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beizufügen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorzuhalten und auf Verlangen vorzulegen
   3. Ausnahme: Nicht aufrüstbare elektronische Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, dürfen bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden, sofern diese der Kassenrichtlinie (BMF-Schreiben vom 26.11.2010) entsprechen. Für PC-Kassen gilt dieses jedoch nicht.
2. Unternehmen müssen die Verwendung einer tSE der Finanzverwaltung unter Angabe der Zertifizierungsnummer und weiterer Informationen innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme anzeigen. Dieses soll nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck (elektronisch) erfolgen. Die Vordrucke bzw. das Meldeverfahren wurde allerdings bis heute nicht eingerichtet.
3. Bereits ab dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons. Hierdurch wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus! Auf den Kassenbelegen ist eine Reihe an Mindestangaben anzuführen (§6 KassenSichV https://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv/__6.html ).
4. 2018 wurde auch die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen.
5. Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z.B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.

Eine Nichteinhaltung dieser Vorgaben kann zu Hinzuschätzungen und Bußgeldern führen.

Der DIHK hat die Vorgaben in einem 12-seitigen umfassenden Informationsblatt https://www.dihk.de/resource/blob/15144/9052e065f00a98ee962259fa13f8ddaa/dihk-infoblatt-registrierkassen-data.pdf dargestellt.

Die Themen sind im wesentlichen mit dem jeweiligen Kassenhersteller abzuarbeiten und deren Erfüllung sicherzustellen. Dabei sollte mit dem Hersteller eine Checkliste abgearbeitet worden sein, die die Einhaltung folgender Einzelgesichtspunkte bestätigt:

Checkliste

https://www.deubner-online.de/mmocontent/merkblatt/612352042.pdf

Hinweis:  Die von der Zertifizierungsstelle erteilten Zertifikate sind auf acht Jahre befristet und beinhalten die Auflage nach fünf Jahren eine Neubewertung durchzuführen.